Політика обробки персональних даних

1. Хто обробляє дані

Сервіс BusinessOS надає ФОП Петров Володимир Дмитрович, 2786906996, адреса для листування: м. Чорноморськ, вул. Паркова 48-А. Питання щодо персональних даних — на fennelukr@gmail.com, телефон: +380509355356.

Обробка здійснюється відповідно до Закону України «Про захист персональних даних» від 01.06.2010 № 2297-VI.

2. Дві різні ролі

У сервісі є два шари даних, і поводимося ми з ними по-різному — це різні ролі в розумінні статті 2 Закону.

Ваш акаунт — тут володільцем є ми. Ім'я, електронна пошта, назва бізнесу, телефон, дані про підписку й платежі. Обробляємо їх, щоб надати доступ до сервісу, виставити рахунок, відповісти на звернення й виконати вимоги законодавства щодо бухгалтерського обліку.

Дані ваших клієнтів — тут володільцем є ви, а ми розпорядником. Імена, телефони, історія візитів, суми, нотатки, а в деяких рішеннях — фотографії. Ви вирішуєте, що вносити й кому показувати; ми зберігаємо ці дані за вашим дорученням на підставі договору (публічної оферти) і не використовуємо для власних цілей — не аналізуємо, не передаємо, не продаємо. Якщо ваш клієнт звернеться до нас щодо своїх даних, ми перенаправимо його до вас як до володільця й повідомимо вам про звернення.

3. Підстави та цілі обробки

• Виконання договору (п. 2 ч. 1 ст. 11 Закону) — надання доступу до сервісу, облік підписки, підтримка.
• Виконання обов'язку, встановленого законом (п. 3 ч. 1 ст. 11) — бухгалтерський і податковий облік платежів.
• Згода (п. 1 ч. 1 ст. 11) — надсилання листів, не пов'язаних з обслуговуванням договору; від них можна відписатися в будь-якому такому листі.

Дані не використовуються для автоматизованого ухвалення рішень, які породжують юридичні наслідки, і для профілювання.

4. Фотографії та дані про стан здоров'я

В окремих рішеннях (наприклад, подологія) є фотожурнал. Такі знімки можуть бути даними про стан здоров'я — це особлива категорія за статтею 7 Закону, обробка якої заборонена, крім випадків, прямо передбачених законом.

Технічно ми забезпечуємо: доступ до знімків має лише ваша організація, посилання на файл живе годину й не індексується пошуковими системами, а видалення знімка прибирає й сам файл зі сховища. Ще кілька хвилин після видалення файл може віддаватися з кешу сховища тим, хто вже мав на нього посилання; новим запитам він недоступний одразу. Правову підставу для зйомки й зберігання — письмову згоду пацієнта або іншу підставу за статтею 7 — забезпечуєте ви як володілець цих даних.

5. Хто ще бачить дані

Сервіс працює не сам по собі — ось повний перелік того, кому технічно доступні дані й навіщо.

Помічник у кабінеті працює на моделі Anthropic (США): текст вашого запитання й опис вашого рішення передаються туди, щоб отримати відповідь. Це транскордонна передача в розумінні статті 29 Закону; вона здійснюється на підставі вашої дії — звернення до помічника — і договірних гарантій захисту з боку постачальника моделі. Дані ваших клієнтів у запит не потрапляють. Якщо така передача для вас неприйнятна — просто не користуйтеся помічником: решта сервісу від нього не залежить.

Консультант на сайті (чат на сторінках BusinessOS) просить ім'я, телефон і напрям вашої справи — щоб відповісти й тоді, коли розмова обірветься. Повідомлення розмови й ваше ім'я йдуть у ту саму модель Anthropic (США), щоб отримати відповідь, — на підставі вашої дії, як і в помічнику; телефон у модель не передаємо. Ім'я, телефон, розмову, а також знеособлений відбиток адреси (хеш IP) і назву браузера — для захисту від зловживань — ми зберігаємо в себе, а заявка надходить нам у Telegram, щоб ми могли зателефонувати. Реклами на цей номер не надсилаємо. Розмову видаляємо на ваш запит — напишіть нам, — і самі: через рік після останнього повідомлення в ній.

Ми не передаємо дані третім особам поза цим переліком, крім випадків, коли цього вимагає закон — на письмовий запит, оформлений відповідно до законодавства України.

6. Скільки зберігаємо

Дані вашого кабінету — клієнти, картотека, заявки, нарахування, документи — зберігаються весь час користування сервісом. Ми не прибираємо їх за строком і не вирішуємо за вас, що вам більше не потрібне.

Після припинення підписки кабінет переходить у режим «лише для читання»: дані лишаються, і з власної ініціативи ми їх не видаляємо — до них можна повернутися, продовживши підписку, або забрати їх будь-коли в розділі «Забрати свої дані» (таблиці — одним архівом, фото й файли з карток — окремими архівами). Остаточно видаляємо на запит — напишіть нам з адреси власника акаунта: видалення настає через 90 днів після запиту, щоб було коли передумати, і про нього ми попередимо листом.

Службові журнали — це записи, які веде сама система, щоб працювати й не ламатися. Вони живуть за окремими строками й прибираються автоматично, зокрема й тоді, коли ви продовжуєте користуватися сервісом:

• журнал помилок — коли щось не спрацювало, ми зберігаємо технічні подробиці: сторінку, кабінет, роль людини й текст помилки. Вони потрібні, щоб полагодити збій. Подробиці прибираються, щойно помилку розібрано, а сам запис — не пізніше 180 днів;
• події користування — позначки на кшталт «створено заявку» чи «проведено нарахування», з якими ми розуміємо, що в сервісі працює, а що ні. Вони пов'язані з кабінетом і користувачем та зберігаються 6 місяців; далі лишаються тільки підсумки за місяць, без прив'язки до конкретної людини;
• журнал листів — кому, коли й що ми надіслали. Тема листа прибирається через 30 днів, сам запис — через 6 місяців;
• журнал SMS — номер, текст і статус SMS, які кабінет надіслав своїм клієнтам. Текст прибирається через 30 днів, сам запис — через 6 місяців.

Документи про платежі й записи про зміну доступів зберігаються довше — 1095 днів. Це строк давності за статтею 102 Податкового кодексу України: протягом нього до нарахувань можуть бути питання, і відповідь на них має існувати.

Ми робимо щоденні резервні копії бази й файлів (фото, документи з карток) і зберігаємо їх на сервері 14 днів. Крім того, копію зашифровуємо й передаємо на зберігання поза сервером (Backblaze) — на випадок його втрати: щоденні копії зберігаються там 14 днів, щотижневі — 8 тижнів, щомісячні — 6 місяців. Тож після видалення ваших даних із робочої бази вони ще до 6 місяців існують у зашифрованих копіях — доти, доки копія не зникне за строком. Раніше цього строку видалити дані з копій ми не можемо: копія — це знімок усієї бази, а не набір окремих записів.

Вивантаження збирається в момент запиту й одразу віддається вам файлом — на сервері воно не зберігається й нікуди не потрапляє.

Повний перелік строків із поясненнями ми ведемо окремо й показуємо на запит.

Видалення всередині сервісу («×» на картці) працює м'яко: запис зникає зі списків, але лишається в базі, щоб його можна було відновити. Остаточно такі записи прибираються разом з організацією.

Людину, яка вимагає видалити її дані, ви можете видалити остаточно самі: у кошику кабінету — «Видалити назавжди». Зникають її картка, роботи, записи, нотатки, фотографії, файли й листування. Оплати й нарахування лишаються з сумою й датою, але без імені — їх вимагає бухгалтерський облік (строк — 1095 днів, див. вище). З резервних копій людина зникає за їхнім строком — не пізніше ніж за 6 місяців (180 днів).

7. Ваші права

Відповідно до статті 8 Закону ви маєте право:

• знати про джерела збирання й місцезнаходження своїх даних, мету їх обробки, місцезнаходження володільця чи розпорядника;
• отримувати інформацію про умови надання доступу до даних, зокрема про третіх осіб, яким вони передаються;
• на доступ до своїх персональних даних;
• отримувати відповідь про те, чи обробляються ваші дані, — не пізніше 30 календарних днів з дня надходження запиту;
• вносити застереження щодо обмеження права на обробку;
• відкликати згоду на обробку;
• вимагати зміни, знищення або блокування даних, якщо вони обробляються незаконно чи є недостовірними;
• захищати свої права через звернення до Уповноваженого Верховної Ради України з прав людини або до суду.

Для будь-якого з цих звернень достатньо листа на fennelukr@gmail.com з адреси, вказаної в акаунті. Відповідаємо протягом 30 календарних днів. Більшість полів свого акаунта ви можете виправити самостійно в кабінеті, а копію всіх даних — отримати в розділі «Забрати свої дані».

Якщо ваше питання стосується даних, які вніс до сервісу підприємець (наприклад, історії ваших візитів до салону чи нарахувань ОСББ), звертайтеся до нього: володільцем цих даних є він, а ми лише зберігаємо їх за його дорученням.

8. Неповнолітні

Сервіс призначений для підприємців і не розрахований на самостійне використання особами до 18 років. Якщо ви вносите до сервісу дані неповнолітніх клієнтів (наприклад, учнів або пацієнтів), правову підставу — згоду батьків чи інших законних представників — забезпечуєте ви.

9. Захист даних

Дані передаються захищеним з'єднанням (HTTPS), доступ до бази розмежований на рівні самої бази: організація бачить лише свої записи. Резервні копії створюються регулярно. Доступ співробітників виконавця до кабінету клієнта журналюється.

Якщо станеться витік персональних даних, ми повідомимо вас про це без невиправданої затримки й опишемо, які дані постраждали й що ми зробили.

10. Доступ із нашого боку

Ми заходимо у ваш кабінет лише тоді, коли це потрібно для розв'язання вашого ж звернення або для перевірки помилки. Кожен такий вхід записується, і ви бачите його в розділі «Налаштування» — з датою й тим, хто саме заходив.

11. Cookie й лічильники

У кабінеті — тільки технічні cookie: сесія входу, вибір активної організації й позначка, що підказку про встановлення застосунку вже закрили. Вибір теми оформлення пам'ятає сам браузер (localStorage) і нам його не передає. Рекламних лічильників у кабінеті немає й не буде: там дані ваших клієнтів.

На сайті (головна, рішення, тарифи) ми показуємо рекламу в Google і Facebook/Instagram і хочемо знати, яке оголошення приводить людей. Для цього є два лічильники — Google Analytics (Google) і Meta Pixel (Meta). Вони вмикаються лише після вашої згоди в повідомленні внизу сайту; без неї жоден запит до Google чи Meta не йде. Лічильники бачать, які сторінки сайту ви відкривали, з якого оголошення прийшли і чи зареєструвалися, — але не те, що ви робите в кабінеті. Змінити вибір можна будь-коли: «Налаштування cookie» в підвалі сайту.

Незалежно від згоди ми зберігаємо в технічному cookie на 30 днів мітки оголошення, з якого ви прийшли (джерело, кампанія). Вони нікуди не передаються: при реєстрації ми записуємо їх у свою статистику, щоб розуміти, яка реклама окупається.

12. Зміни політики

Якщо політика зміниться, ми оновимо цю сторінку й дату редакції, а про суттєві зміни попередимо в кабінеті.

Див. також умови користування.